2026年9月15日起，为出境入境人员出具邀请函件的单位和个人，要对邀请内容的真实性负责。虚假邀请函，个人罚 5000—1万元，单位罚 1万—5万元，直接负责的主管人员和其他直接责任人员再各罚 5000—1万元。广交会前一个月，这封函该怎么签，下面六个场景你一定会碰到。

今天是 9 月 15 日，《国务院关于出境入境管理的规定》（国务院令第 841 号）正式施行，全文 19 条。第 140 届广交会 10 月 15 日开幕。

接下来的一个月，你会同时迎来两拨人：要办来华签证的客户，和要出国拜访客户的同事。而这两件事共用同一张纸——盖了公章的邀请函，和填在签证申请表上的出访事由。

19 条不用背。但下面六个场景，你这个月大概率会碰到，每一个都决定你是帮了客户，还是把公司和自己搭进去。

一、先记住一条线：这封函到底该不该签

开函之前，拿这十条过一遍，三十秒就够了。

能签不能签
来访事由真实（看厂、谈单、验货、参展）客户求你"时间写长一点，顺便去趟义乌"
行程在客户往返机票区间之内行程比机票多出一大截
手里有询价、报价、样品、PI 等往来证据查不到这家公司，也没有任何成交痕迹
业务员制单、负责人批准、行政盖章业务员自己写、自己盖，没人复核
函里写了随时能接核实电话的境内联系人没人接得起移民管理机构那通电话

左边五条占全了，这封函对你几乎不新增任何成本。右边五条里只要中一条，就先停下来。

二、六种签法，这个月你一定碰得到

场景一：业务员自己写、自己盖

"客户催得急，我先开了，回头补流程。"这句话你可能这周就说过。

新规下问题在于：出具邀请函件的单位和个人，要对邀请内容和证明事项的真实性负责（第三条）。而罚则是双开的——公司罚 1 万到 5 万（有违法所得的一并没收），"直接负责的主管人员和其他直接责任人员"再各罚 5000 到 1 万（第十一条）。

以前这叫"公司帮我担着"。现在是两个具体的人各拿一张个人罚单，而且这笔钱公司报不了。

怎么办：写函的人和批函的人不能是同一个人。业务员制单 → 负责人批准 → 行政盖章。微信里留一句"这封我批了"就够了，出事时这就是责任划分的依据。

场景二：客户说"帮我把时间写长点，我顺便去趟义乌"

这是最常见、也最容易出事的请求。停留期写 20 天、客户实际机票往返 6 天，这就是虚假陈述。要紧的是——造假的是你，不是客户，因为材料是你出具的，真实性责任在你这一侧。

怎么办：行程压在往返机票区间之内。客户想顺道旅游，让他自己安排，别把这几天写进商务邀请函里。回话可以这么说：

I can only put the dates that match your flight tickets — the letter is now
a legal document our company is responsible for, so every day has to be exact.

Written accurately, your entry clearance actually goes smoother.

一句话把"我不方便"翻译成"我是为你的入境顺利着想"，客户基本不会坚持。

场景三：只询过两次价、没成交的客户催着要函

这类客户风险最高：你手里没有任何东西能证明这是真实贸易往来。而新规要求出函方配合移民管理机构、签证机关核实信息（第三条），真来核实时，你答不上来。

怎么办：开函前先做 30 秒背调——官网、领英、邮箱域名、公司抬头能不能对得上。对不上、查不到的，就换个方案：广交会展位见、视频看厂、样品先寄。把客户背景拼出来这类动作，现在用 AI 找客户实操几分钟就能跑一遍，没必要人工一页页翻。

客户那边用这句，不伤关系：

Either we meet at my Canton Fair booth, or I send samples first and do a video
tour of the plant. Either way — I'd rather not rush the paperwork.

场景四：这封函可能根本不用开

不少公司是替客户瞎忙一场——客户国籍本来就能免签来。240 小时过境免签已扩展到 57 国（含美国、俄罗斯、英国等），另有一批国家适用单方面免签。免签来的客户，不需要拿你的函去办签证。

怎么办：流程第一步不是套模板，是问一句："您护照哪国的？我先帮您确认要不要办签证。"既省你一张函，又显得你专业。名单见文末官方链接。

场景五：函开对了，但没人接得起那通电话

新规要求出函方配合移民管理机构、签证机关核实有关信息（第三条）。真打电话来的时候，接电话的人说不清这位客户是谁、来找谁、做什么，客户签证就卡住了——然后错过广交会。

怎么办：函里写一个中国境内、随时能接电话的联系人姓名和手机号；同时把这家客户的往来邮件、报价单、PI 放在一个能立刻翻出来的文件夹里。多数人漏的就是这两条。

场景六：你自己出国拜访客户，事由填了"旅游"

同一份规定也管出境。申请出境入境的事由应当真实、合法，移民管理机构和边检可以询问、要求你出示文件、资料和电子数据（第三条）。拿不出东西，最坏的结果是不予签发证件，或者不准出境。

怎么办：商务签就办商务签。手机里建一个文件夹，存好展会通知、客户往来邮件、机票行程单、邀请函。真被查，十秒钟掏得出来，讲两句就过去了。

三、邀请函里必须写清的 7 项

缺一项，客户被要求补件时你得重开一张，而重开的每一天都是客户来不了的时间。

项目要求
出函单位完整名称、地址、电话、统一社会信用代码
被邀请人姓名（与护照一致）、性别、出生日期、护照号、国籍
来访事由看厂 / 谈单 / 验货 / 参展，选真实的那一个，不要统一写"商务访问"
来访时间拟停留起止日期，必须落在往返机票区间内
访问地点拟访问城市与工厂名称
费用声明差旅费用由谁承担
境内联系人随时能接核实电话的姓名 + 手机号（最常漏的一项）

落款记得配齐：经办人签字 + 公司公章 + 日期。没有公章的个人函件，法律效果和承担责任的方式都不一样。

常见问题

Q1：客户问"为什么别家能开、你们不能开"，怎么答？

不要接"我们不愿意开"，要接"这张函我们得对内容真实性负责"。把能开的部分说清楚——真实事由、真实行程、真实贸易记录，我们都配合；写不下去的，是那几天对不上的行程。把对话从"你配不配合"拉回到"怎么写才不影响你入境"。

Q2：客户其实免签，还要不要邀请函？

看用途。免签入境不需要邀请函办签证，但客户可能仍需一份商务邀请函用于报关、住宿登记或拜访登记。这类函件依然属于"出具的材料"，内容真实性责任照样在你这侧——所以免签不等于可以随便写。

Q3：函发出去了，客户签证被拒，我们有责任吗？

要看被拒的原因。如果是因为你出具的材料虚假或陈述不实，责任在你；如果是客户自身的资质、资金、记录问题，责任在客户。所以留证很重要——往来邮件、报价单、客户自己发来的行程，都是日后区分责任边界的凭据。

Q4：单位出函和个人出函，责任不一样吗？

罚则金额不一样。个人出具虚假材料罚 5000—1万元；单位出具罚 1万—5万元，同时对直接负责的主管人员和其他直接责任人员各罚 5000—1万元。也就是说，单位出函并不意味着个人可以免责，反而多了一层个人责任。

Q5：客户来华期间产生的商务费用，怎么和邀请函对上？

邀请函里的费用声明、后续的报价与 PI 最好保持同一套口径。客户入境后谈成的订单，报价单写法见 PI 的正确写法；接机、参观、样品这些安排，也可以参考 节前客户接待与催单节奏，把来访转成订单。

最后一句

这份规定做的事很简单，它把"真实"从一个道德词，变成了一个法律词。

你只需要多花三十秒问自己三个问题：他到底要不要签证？事由是真的吗？这封函谁批的？剩下的十九条，跟正常做生意的人没关系。

至于"这个客户值不值得开函"，本质上是一次客户筛选——谁在真实采购、谁在问着玩，判断方法可以参考 外贸旺季的客户开发打法，先把名单筛干净，再决定为谁出这张纸。

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官方出处（建议收藏）

免责：本文为政策学习与从业经验分享，场景已做泛化处理。条款表述引自中国政府网公开原文，具体办证与出函要求以主管部门最新解释为准，免签国别与停留期限以官方页面实时公布内容为准。