外贸合同怎么写？报价单、PI、合同的区别与十类必备条款（附六个最易漏项）

报价单发过去，客户回一句"PI 给我，我安排付款"，你发 PI、收款、发货，一路顺。真出了纠纷，翻出聊天记录和那份 PI 才发现：交货期没写、质量不合格怎么办没写、闹到哪去解决也没写。

这篇把外贸合同拆成能用得上的几块：报价单、PI、合同各管什么；一份外销合同该有的条款；以及事后最常吃亏的六个地方。

一、报价单、PI、合同，不是一回事

一句话区别：报价单是"我想卖多少"，PI 是"你按这个下单"，合同是"出了问题按这个算账"。

PI 的定位是简式订单确认。它能帮你收定金、能让客户拿去银行开证，但通常不含违约、争议解决、质量异议这些条款。金额不大、老客户，一份要素齐全的 PI 够用；金额大、新客户、定制货，就该签正式合同，把话说死。

二、一份合同该有的十类条款

十类条款不用每份都写得一样长，但每类都要有对应的那句话。缺哪类，哪类就是日后的窟窿。

三、最容易漏、事后最吃亏的六项

1. 货物描述含糊。 "优质板材"到港变成"货不对版"，只需要客户一句话。写死材质、尺寸、厚度、公差的数值范围。打样成交的，把封样编号写进合同，注明"以封样为准"。

2. 质量异议期没写或太短。 写"到货 7 天内提异议"，货可能还在海上；写"最终以买方检验为准"，你的检验权直接被拿走。约定收货后 15-30 天（复杂产品可放到 30-90 天），同时注明"异议须以双方认可的第三方检验报告为据，逾期未提视为验收合格"。

3. 付款条款缺要素。 只写"30% 定金"，剩下的 70% 什么时候给？付款条款要凑齐三个东西：比例、触发条件、期限。规范写法——"30% 定金于合同签订后 T/T 支付，70% 尾款凭提单副本 7 个工作日内 T/T 支付"。

4. 争议解决留空。 没写，出事两边先争论适用哪国法律，还没开打就输了时间和钱。国际生意优先选仲裁：裁决在《承认及执行外国仲裁裁决公约》的缔约国之间可以跨境执行，法院判决做不到这一点。写清仲裁机构、仲裁地、语言。常用的有中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）、香港国际仲裁中心（HKIAC）、新加坡国际仲裁中心（SIAC）。

5. 法律适用随手选第三国。 中国和多数贸易伙伴都是《联合国国际货物销售合同公约》缔约国，合同没写法律适用时，它默认适用；即使写了"适用中国法律"，公约仍优先。选自己熟悉的法律，别选一个连律师都要现找的第三国法。

6. 没写所有权保留。 货款没结清前货物所有权仍归卖方——这句在客户破产时才显出价值：没这句，你只能作为普通债权人排队分钱；有这句，你有机会把货取回来。这条的效力要看目的国法律，签之前和客户确认当地认不认。

四、签字之前核对六件事

1. 对方的公司名和注册信息是否一致，集团客户要确认签字主体是哪家实体
2. 签字人有没有签约权限，尤其对方来签的是业务员不是法人时
3. 中英文两个版本冲突时以哪个为准，写进合同
4. 需要盖章的，确认对方国家认不认电子签、传真件，部分中东国家仍要纸质原件
5. 合同号、日期、金额的大小写是否一致
6. 规格书、封样照片等附件是否随合同一起签

五、履约过程中留好证据

合同只是开头，真正能定性纠纷的是履约记录。按合同履行的同时，把这些留存：双方往来邮件和聊天记录、提单和装箱单、报关单、付款凭证、双方确认的样品、检验报告。

口头承诺不算数，邮件里说过的才算。客户口头同意延迟交货，你发一封邮件复述一遍，让对方回一句"确认"，这封邮件就是证据。

六、哪些时候必须上正式合同

不是每单都要请律师拟合同，但有几种情况建议认真签一份：

• 单笔金额较大、付款周期较长
• 新客户、第一次合作
• 定制产品，规格和验收标准复杂
• 对方所在国法律、语言、商业习惯都不熟
• 涉及知识产权、独家代理、排他条款

其余日常小单，一份要素齐全的 PI 加清晰邮件往来，多数情况下够用。判断标准很简单：出问题时，你手里的东西能不能证明"当初说好的就是这样"。

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资料来源：国际货物买卖合同通行条款实务、仲裁与跨境执行规则、贸易术语与国际货物买卖公约公开资料。文中金额、期限均为常规区间，具体以双方合同约定及目的国法律为准。